Para los departamentos de capacitación y evaluación de desempeño, el trabajo no debe terminar cuando se diseñan los cursos y se reparte el contenido. Si bien, no puedes culpar a nadie por tener una sensación de logro después de pasar incontables horas desarrollando y ofreciendo programas de capacitación efectivos, pero parte de la información más importante aún no se ha recopilado en este momento. SAP SuccessFactors e-learning software ofrece funciones de evaluación de la capacitación que pueden ayudar a las organizaciones a reunir rápidamente los comentarios de los participantes y gerentes de la capacitación, basándose en un modelo establecido por Donald Kirkpatrick.

La evaluación de la efectividad de las ofertas de capacitación es un paso crítico que a menudo se puede pasar por alto a favor de gastar más dinero y tiempo en invertir en el próximo programa de capacitación que se desarrollará. Esto puede ser un error crítico de la capacitación de las organizaciones, ya que el costo de la oportunidad de una capacitación inefectiva puede ser grave a largo plazo.

En esta publicación explicaremos de qué trata este modelo de evaluación y además resaltaremos todas las funciones de SuccessFactors e-learning software que pueden ayudarte a desarrollarlo y cómo tu empresa puede aprovecharlas para garantizar que se evalúe eficientemente el desempeño del sistema de evaluación de desempeño. Veamos:

El modelo de evaluación de desempeño y entrenamiento de SuccessFactors e-learning software

Esta funcionalidad de SuccessFactors está basada en el modelo de evaluación de desempeño y capacitación establecido por Donald Kirkpatrick. Este introduce un enfoque de 4 niveles para la evaluación de la capacitación, donde esta debe comenzar en el primer nivel y proceder a los niveles más altos según sea necesario (y dentro de las limitaciones de tiempo y presupuesto). Los detalles sobre el modelo se ilustran a continuación.

• Nivel 1 - Reacciones: comentarios iniciales sobre las impresiones del alumno con respecto a la capacitación.
• Nivel 2 – Aprendizaje: Medición del aumento en el conocimiento o la capacidad adquirida por el alumno como resultado de la capacitación
• Nivel 3 - Comportamiento / Transferencia: Grado de aprendizaje aplicado por el participante en el trabajo después de un período de tiempo desde la finalización de la capacitación
• Nivel 4 – Resultados: Efectos en el negocio / medio ambiente por parte del alumno como resultado de su desempeño.

Implementando el modelo de evaluación de desempeño y capacitación de Kirkpatrick con SAP SuccessFactors

SuccessFactors e-learning software proporciona varias herramientas para implementar este modelo de evaluación de desempeño y capacitación. En relación con los niveles del modelo de Kirkpatrick, las siguientes herramientas están disponibles.

• Encuestas de evaluación de ítems

Las encuestas de evaluación de elementos dentro de SuccessFactors e-learning software se utilizan para recopilar comentarios de nivel 1 (reacción) de los participantes de la capacitación. Estos son los tipos de evaluaciones que la mayoría de las organizaciones ya realizan hasta cierto punto porque son una forma rápida y económica de recopilar comentarios iniciales y evaluar las impresiones de los alumnos inmediatamente después de completar la capacitación.

Dentro de SuccessFactors e-learning software, los administradores tienen la capacidad de crear encuestas de evaluación directamente en el LMS y asignarlas a los elementos en consecuencia.

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Los administradores pueden acceder a esta herramienta a través de la ruta en la página de Administración de aprendizaje para las Encuestas de Aprendizaje-> Cuestionarios. Las encuestas se pueden estructurar en varias páginas con múltiples preguntas por página para organizar grupos de preguntas de retroalimentación comunes (es decir, retroalimentación del curso, retroalimentación del instructor, etc.).

Por otro lado, es importante destacar que la interfaz para crear cuestionarios es bastante intuitiva y no es difícil de entender, lo que permite a un administrador crear páginas y preguntas con relativa facilidad.

Las preguntas creadas dentro de una encuesta pueden ser de cuatro tipos definidos, estas son:

1. Escala de calificación: respuestas basadas en una escala de calificación definida dentro del LMS. Se usan para recopilar resultados cuantitativos.
2. One Choice: respuestas basadas en una lista definida de posibles respuestas donde el usuario puede seleccionar solo una como respuesta.
3. Opción múltiple: respuestas basadas en una lista definida de posibles respuestas donde el usuario puede seleccionar múltiples respuestas del grupo.
4. Abrir Finalizado: respuesta de texto libre del usuario

• Evaluaciones de seguimiento

Las evaluaciones de seguimiento dentro de SuccessFactors e-learning software se utilizan para recopilar comentarios del Nivel 3 (Comportamiento/Transferencia) de los participantes o gerentes de la capacitación.

Es este nivel de evaluación de la capacitación con el que la mayoría de las organizaciones de capacitación luchan, el desafío de estas evaluaciones es que deben realizarse después de un período de tiempo determinado desde la finalización de la capacitación por parte del alumno. Coordinar la finalización de estas evaluaciones y estructurarlas es difícil. Sin embargo, si se realiza de manera adecuada, la retroalimentación de estas evaluaciones puede ser fundamental para evaluar la efectividad general de la capacitación.

Normalmente, las evaluaciones de seguimiento se deben realizar entre tres y seis meses después de completar la capacitación, lo que permite que el alumno apruebe el tiempo suficiente para aplicar las nuevas habilidades obtenidas dentro de la capacitación en el trabajo. SuccessFactors permite que este tipo de evaluación sea enviada y completada por el usuario o el administrador.

Anteriormente explicamos las herramientas disponibles en SuccessFactors e-learning software para crear evaluaciones a nivel de artículo a través de encuestas de cuestionario en el LMS. Funcionalmente, no hay una diferencia importante en cómo estos dos tipos de encuestas se crean a través de la herramienta de encuestas. Sin embargo, las encuestas tienen diferentes propósitos como se discutió anteriormente, lo que debería resultar en que los tipos de preguntas encontradas en las evaluaciones sean bastante diferentes.

Las preguntas en una encuesta de seguimiento deben dirigirse más hacia una evaluación medible o percibida del desempeño de la persona para los criterios directamente relacionados con el programa de capacitación completado.

• Asignación de evaluaciones a usuarios

Si bien, las evaluaciones deben asignarse a un elemento para poder ser potencialmente asignadas a los usuarios, SuccessFactors e-learning software finalmente determina si se asigna o no una evaluación a un usuario desde el estado de finalización que un usuario obtiene al completar un elemento de aprendizaje dentro del LMS.

La configuración en el nivel de estado de finalización puede permitir a los administradores especificar qué estados deben dar lugar a que las evaluaciones se asignen a los usuarios (suponiendo que el elemento tenga evaluaciones relacionadas). Por ejemplo, ciertos estados de finalización pueden ser elegibles para evaluaciones de seguimiento y nivel de artículo cada vez que un usuario completa un elemento bajo ese estado (es decir, "curso aprobado"). Sin embargo, otros estados pueden no ser elegibles para una evaluación de seguimiento (es decir, "informe completo"), y algunos estados no deben requerir evaluaciones en absoluto (es decir, "incompleto" o "crédito suplente dado").

• Acceso de usuarios a evaluaciones de entrenamiento

Los usuarios pueden acceder a las evaluaciones de capacitación asignadas desde su página de inicio. Las asignaciones aquí se ordenarán por fechas de vencimiento como todas las demás asignaciones de aprendizaje y estas se calculan a partir de las opciones discutidas anteriormente para la cantidad de días permitidos para completar desde el momento de finalización del entrenamiento.

Las encuestas no se eliminarán de las asignaciones de aprendizaje de un usuario una vez que haya transcurrido la cantidad de días para completar, pero se mostrarán como vencidas hasta que se completen o eliminen.

El usuario puede abrir la encuesta para completarla o eliminarla de su lista sin completarla. Un usuario puede completar la encuesta, guardar el progreso para su posterior finalización y enviarlo cuando haya terminado.

• Informes de análisis de evaluación de la encuesta

Con el software HCM de SAP SuccessFactors tu departamento de recursos humanos también tiene la capacidad de contar con informes que analizan las evaluaciones completadas. Algunos de los informes disponibles son:

• Informe de evaluación de elementos: calcula y muestra la puntuación media de cada encuesta, página de encuesta y pregunta de encuesta, incluido el porcentaje de usuarios que seleccionaron cada respuesta individual.
• Evaluación del artículo por respuesta individual: informe detallado de nivel por usuario para mostrar respuestas individuales a las preguntas de la encuesta.
• Evaluación de elementos por instructor: calcula y muestra la puntuación media de cada encuesta y página de encuesta agrupadas según el instructor. Este informe es una excelente manera de comparar el puntaje promedio de evaluación de un elemento entre varios instructores que enseñan el curso.
• Informe de evaluación de seguimiento: calcula y muestra la puntuación media de cada encuesta, página de encuesta y pregunta de encuesta.
• Evaluación de seguimiento por respuesta individual: calcula la puntuación media para cada encuesta de seguimiento y la página de la encuesta por evaluador (es decir, empleado / gerente)

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Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México