Si estás considerando la idea de adquirir el software de capital humano de SuccessFactors, probablemente te encuentres con un montón de inquietudes y preguntas por resolver acerca del proceso de implementación. Como responsable de esta área tan importante para tu empresa, es necesario que todas tus dudas se encuentren despejadas y domines el proceso de implementación de SuccessFactors incluso antes de comenzar a llevarlo a cabo, de esta manera podrás transmitir más confianza con respecto al sistema frente a los ejecutivos, colegas y colaboradores.
En este artículo damos respuestas a las preguntas más frecuentes que suelen hacer los responsables de recursos humanos sobre el proceso de implementación de un software de talento humano como SuccessFactors. Con este material tendrás todo lo que necesitas para informarte y comenzar a llevar este proceso en tu empresa de forma correcta y organizada, comencemos:
¿Qué debo tomar en cuenta antes de implementar SF?
Antes de comenzar a implementar el software de talento humano de SuccessFactors es importante que planifiques algunos aspectos que involucran a tu empresa y tu equipo de trabajo. Estos aspectos son los siguientes:
- Asegúrate de contar con el compromiso de la dirección, al ser el eje central de la empresa y tener una visión global su participación es muy valiosa e importante. Es ésta quien define la estrategia y objetivos de la empresa que se administrarán a través de la solución de capital humano.
- Implementa un liderazgo integrador, involucra a todas las áreas y todos los niveles de la organización, de esta manera los harás sentirse dueños y parte del proyecto.
- Asigna recursos al proyecto (económicos, humanos y de infraestructura).
- Define de manera clara y funcional los procesos de la empresa.
¿Cuáles son las etapas de implementación?
Las etapas de implementación de SuccessFactors son:
1. Preparación
El objetivo principal de esta etapa es poner en contacto a tu equipo con el de tu proveedor para definir en conjunto la planeación detallada del proyecto y los objetivos estratégicos a seguir.
Entre las actividades a realizarse están:
- Presentar al equipo de trabajo de tu empresa con el consultor que llevará a cabo la implementación.
- Establecer un cronograma de actividades.
- Definir los flujos que seguirán los procesos de capital humano que cubrirá la solución.
- Preparar los formatos de cada uno de los flujos y establecer los permisos de acuerdo con el organigrama de la compañía.
2. Sesiones estratégicas
Durante esta etapa, se realizan diferentes sesiones estratégicas entre el proveedor y los miembros de la empresa. La idea principal de estas sesiones es aclarar todos los puntos referentes a los módulos que componen el sistema para que, al momento de llevar a cabo la instalación y liberación de la herramienta, las modificaciones sean mínimas.
3. Realización y verificación
Durante la etapa de realización y verificación se llevan a cabo las siguientes actividades:
- Se configura la herramienta en base a la información de tu empresa, la cual fue detallada y definida en las sesiones estratégicas y etapa de preparación.
- Se realizan pruebas simulando flujos de trabajo reales en situaciones que recrean las circunstancias del día a día y se hacen ajustes, en caso de ser necesario.
- Las personas a cargo del proyecto de parte de tu empresa deben revisar y validar los flujos de trabajo, de cada funcionalidad de la herramienta, así como de los reportes a los que se tendrá acceso.
4. Entrega y capacitación
- El proveedor debe proceder a la capacitación del responsable del proyecto y de los encargados principales de cada uno de los módulos de la herramienta.
- Debe proporcionar videos y/o manuales para que puedan compartir de la manera más completa al resto del equipo los beneficios y la correcta utilización de la solución.
- Todos los involucrados aprenden el correcto uso de la herramienta y practican en un entorno real.
5. Liberación
La liberación es la salida en vivo para que el personal pueda hacer uso de la herramienta en su totalidad, con el apoyo del proveedor en la etapa inicial. Una vez terminada esta fase y cuando los usuarios ya manejan de manera eficiente la solución comienza la transición hacia el área de soporte.
¿Qué sigue después de implementación?
Luego de implementar SF en tu empresa es recomendable que junto al proveedor seleccionado realices acciones de mejoras continuas que permita asegurar la estabilidad y correcto funcionamiento de la solución.
Un programa de seguimiento permite que los responsables del proyecto sean capaces de detectar fallas y hacer mejoras a tus procesos de capital humano.
Para llevar a cabo este programa de seguimiento es necesario que te apoyes en tu proveedor, el mismo debe contar con un proceso de seguimiento y auditoría ya establecido que asegure que tu empresa aproveche al máximo la inversión realizada y a su vez, sirva de guía y soporte en caso de requerir nuevas funcionalidades.
El equipo de PeopleNext está compuesto por un grupo de especialistas en consultoría durante la implementación de SuccessFactors que pueden ayudarte a llevar a cabo todas las etapas previamente mencionadas.
Con el apoyo de un equipo de consultores como PeopleNext, garantizas que los resultados de la implementación sean los esperados, que se configure correctamente la solución y que, además, tu empresa sea capaz de aprovechar al máximo tal inversión.
En PeopleNext además del análisis para definir los flujos y procesos, se realizan sesiones estratégicas como valor agregado. Durante estas sesiones los consultores facilitan a tu empresa todas las herramientas y asesoría necesaria para garantizar el éxito de la implementación.
Estas sesiones son:
- Mapeo estratégico de los objetivos: se reúne la dirección general y los directores de área con el proveedor para definir los objetivos estratégicos del negocio, para que en una segunda etapa se puedan compartirlos a los demás niveles de la organización.
- Definición de competencias: se determinan las competencias que debe tener cada puesto de la empresa, facilitando el proveedor algunas librerías de competencias ya predeterminadas. En algunas soluciones como SuccessFactors, estas librerías de competencias incluyen sugerencias de retroalimentación y mejora.
- Plan de compensación: su objetivo es desarrollar el plan de compensaciones para el equipo de trabajo, incluyendo sueldos y planes de bonos.
- Definición de plan de carrera: la finalidad es apoyar a la dirección general a trazar el camino a seguir para la fuerza laboral, considerando sus competencias, desempeño, fortalezas y áreas de oportunidad para su desarrollo.
- Definición de contenidos de aprendizaje: se define el rumbo de las capacitaciones que tu equipo debe tomar de acuerdo con su perfil de puesto.
Apóyate en un consultor especializado durante la implementación de un software de talento humano como SuccessFactors. En PeopleNext te ofrecemos nuestro servicio de consultoría con la cual lograrás tener certeza de que la implementación del sistema en tu compañía logrará grandes resultados para todos.
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Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México
