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Guía esencial de una plataforma LMS para e-learning empresarial

Posted by Oscar Pérez on 31 may. 2019 10:00:00

Tu empresa finalmente ha conquistado el fax. Los teléfonos móviles y sus app’s ya no son un problema. Sin embargo, puede que haya algunos conceptos que todavía te aluden y confunden un poco, sobre todo ahora que tus empleados comienzan a hacer todo con ayuda del móvil y ya no les agrada pasar tanto tiempo en un salón de clases esperando por una capacitación. Es aquí cuando el término de LMS comienza a tomar importancia en tu empresa, pero ¿qué es? 

 

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Si tienes más que claro que tu empresa necesita una plataforma LMS para capacitar a tus empleados pero aún no tienes muy claro lo que es y lo que hace, hoy es tu día de suerte, porque eso es exactamente lo que venimos a explicar en este post.

Hemos preparado una guía esencial de una plataforma LMS para e-learning empresarial. Después de leer este post la forma en la que capacitas a tus empleados no será la misma y ellos te lo agradecerán.

 

¿Qué es una plataforma LMS?

LMS es el acrónimo en inglés de Sistema de gestión de aprendizaje.

Sistema, porque es un software o programa en la nube.

Gestión, porque ayuda a organizar, crear, cambiar, asignar y calificar cursos.

Aprendizaje, porque se usa para impartir cursos o programas de capacitación.

Al igual que Word te ayuda a escribir documentos y Gmail a administrar tus correos electrónicos, un software o plataforma LMS es un programa que ayuda a crear, administrar y ofrecer cursos o capacitaciones en línea a estudiantes. En este caso, a tus colaboradores.

 

¿Para qué sirve una plataforma LMS?

Este sistema hace posible que los empleadores puedan ofrecer capacitaciones mucho más interactivas a sus colaboradores y que estos, tengan acceso a dicho programa ya sea de manera virtual o presencial bajo el concepto de una plataforma con una interfaz amigable, intuitiva y flexible para que pueda ser utilizada por los miembros del equipo sin importar si son directivos, gerentes, supervisores o personal operativo en cualquier momento y lugar donde cuenten con conexión a internet.

Una característica importante de un software de capacitación o sistema LMS es que fomenta la interacción y colaboración en línea entre los miembros de la organización y tiene el potencial de optimizar los sistemas de aprendizaje y capacitación para los empleados ya que en gran medida se adapta a las necesidades tanto de la empresa como de cada uno de los individuos.

 

Ventajas o beneficios de un software LMS para tu empresa

El hecho de contar con cursos de capacitación en línea para ayudar a los empleados a ampliar su base de conocimientos tiene enormes beneficios. El alcance no solo es ilimitado, sino que también es posible aprender de expertos con base en cualquier parte del mundo y además, es mucho más rentable que invertir en una capacitación presencial.

 

Veamos de forma detallada algunas de las ventajas o beneficios de una plataforma LMS:

 

  • Reduce los costos asociados al aprendizaje

Un software LMS o plataforma E-learning es una gran ayuda para reducir los costos asociados al aprendizaje. Al ser una plataforma electrónica y completamente en línea, tu empresa estará ahorrando dinero en viáticos, material impreso, pago de instructores, etc.

Este tipo de gastos puede que un principio parezcan insignificantes, pero una vez que estás a bordo de una plataforma como esta y contabilizas cuánto dinero podría haberse gastado en una formación presencial es cuando comienza a verse el ahorro de dinero que puede invertirse en incentivos para los empleados, mejoras para las instalaciones de la empresa, etc.

 

  • Es un sistema centralizado

Contar con una plataforma E-learning tiene la ventaja de que al ser un sistema centralizado la capacitación será consistente en calidad a todos los colaboradores sin diferir por departamento o por persona.

Con un sistema como este tu empresa podrá crear un entorno de aprendizaje virtual que será idéntico para cada alumno, establecer el orden de los módulos, crear límites de tiempo, compartir recursos y asegurarse de que no se pierda nada en el proceso.

 

  • Acceso ilimitado

Otra de las ventajas más importantes de una plataforma LMS es que permite tener acceso las 24 horas del día, cualquier día de la semana y desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

 

  • Informes

Los sistemas LMS ofrecen excelentes herramientas de informes que permiten a los administradores ver qué tan bien están los empleados en cada curso electrónico. Es posible ver qué tan rápido los están atravesando, con qué áreas están luchando y qué calificaciones están a punto de caducar.

 

  • Hace que aprender sea sencillo y divertido

Para que los empleados tomen el aprendizaje en serio, vale la pena asegurarse de que sea lo más fácil posible. Uno de los mayores beneficios de un software LMS es que garantiza que cada curso de e-learning funcione exactamente de la misma manera.

Los empleados no tendrán que perder el tiempo para familiarizarse con cada nuevo curso: ya sabrán exactamente cómo funciona el sistema y podrán acceder directamente al contenido del curso.

 

  • Es una buena forma de comprometer a los empleados

Una buena implementación de LMS y e-learning puede ser una fuente rica de servicios y conocimientos, un lugar para reunirse, aprender y compartir.

En el mundo cambiante de hoy, es correcto y apropiado asegurar que tus servicios de aprendizaje cumplan con los estándares que inspiran a los usuarios.

Implementar una plataforma de E-learning es una oportunidad para impactar significativamente el compromiso de los empleados.

 

 

¿Cómo elegir la plataforma LMS adecuada para tu empresa?

 

Luego de leer todos los beneficios que puede traer una plataforma LMS para tu empresa es muy probable que estés decidido en implementar uno para tu equipo de trabajo. Ahora que has dado este paso tan importante, es necesario que consideres implementar el sistema en base a las mejores prácticas.

Pero, ¿Cómo saber cuál es la plataforma LMS más adecuada para tu empresa?

Aquí te compartimos  6 consejos para guiarte en el reto de seleccionar un software LMS para tu empresa:

 

  1. Determina los objetivos

¿Cuáles son  los objetivos que persigues al implementar una plataforma LMS? Antes de comenzar a mirar opciones de sistema es necesario que tengas muy claro cuáles son las competencias y/o habilidades que esperas desarrollar en tus empleados y alinearlos a las metas organizacionales.

Esto debes hacerlo para evitar hacer una inversión en adquirir el software e implementarlo y luego quedarte de brazos cruzados diciendo: ¿Y ahora qué hacemos con esto?

 

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  1. Identifica los requerimientos y funcionalidades que necesitas en una plataforma LMS

Es fundamental que al mirar las funcionalidades de las opciones de sistemas LMS sobre la mesa tengas muy claro cuáles son aquellos requerimientos mínimos que necesita tu empresa. Por ejemplo, si deseas incluir pruebas, un chatbox en vivo, exámenes, calificaciones y un foro, entonces necesitas una plataforma LMS que admita estas funciones de forma independiente o con la ayuda de complementos. Generalmente, el LMS viene con una lista de todas sus características y descripciones detalladas, léelas cuidadosamente.

 

  1. Considera la adaptabilidad y flexibilidad del sistema

Asegúrate de que el sistema sea capaz de adaptarse, modificarse y soportar las necesidades futuras de tu empresa, solo así podrá ser considerada una inversión exitosa.

 

  1. Evalúa a los proveedores

Una parte importante en la implementación de una plataforma E-learning es la elección es un buen proveedor. Al momento de evaluar el proveedor del sistema, es indispensable investigar su experiencia en el sector, calificaciones, casos de éxito y conocimiento.

También es importante asegurar que el proveedor cuente con servicios post-implementación, es esencial que puedas contar con un equipo de soporte luego de implementar el sistema para que en caso de que surja una eventualidad con el sistema, este pueda ser resuelto de forma inmediata.

 

  1. Precios

Analiza si el costo de la plataforma LMS es justo para las características y funcionalidades que ofrece. Puede suceder que la plataforma cuente con características de primer nivel, pero no es precisamente lo que tu empresa necesita. Si una plataforma LMS es económicamente viable, óptima y sólida depende de la coincidencia de las características y los requisitos de tu empresa.

 

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  1. Pide una demostración

Pide al proveedor seleccionado una demostración que te permita conocer cómo funciona en vivo la herramienta, esto te ayudará a asegurar que las funcionalidades y características sean las que buscas.

Una demostración también es una gran oportunidad para conocer la interface, usabilidad, y accesibilidad del sistema.  La idea es que tanto tú como tus usuarios finales se sientan cómodos con el sistema y estén dispuestos a utilizarla en el día a día.

 

¿Cuáles son las funcionalidades que no pueden faltar en un software o plataforma LMS?

 

Tal como mencionamos anteriormente, existen muchas plataformas de aprendizaje en línea en el mercado que ofrecen variedad de funcionalidades y beneficios. Estas son las 5 funcionalidades de un software de capacitación o LMS que no pueden faltar al momento de seleccionar uno para tu compañía:

 

  1. Fácil de usar

¿Qué sentido tiene invertir en un sistema que resulta difícil de utilizar? Al momento de elegir un software LMS, es indispensable que sea capaz de simplificar las actividades y programas de aprendizaje de tu empresa en lugar de complicarlas.

De lo contrario, no será utilizado o en el mejor de los casos será reemplazado por otra solución.

Elige un software que posea una interfaz amigable e intuitiva, lo ideal es que tanto tu equipo de recursos humanos como el resto de los usuarios domine el uso de la herramienta y aprenda a hacerlo de forma rápida.

 

  1. Gestión de contenidos

Otra funcionalidad básica que debe tener un software LMS es la capacidad para gestionar los contenidos de los programas de una forma fácil y completa. Lo ideal es que el sistema ayude a gestionar los contenidos de todos los módulos y permita cargar materiales educativos como vídeos, presentaciones, documentos, etc.

 

  1. Movilidad

Los empleados usan sus móviles, ordenadores y tablets en todos lados. ¿Por qué no darles un sistema al que puedan acceder cuando quieran y donde quieran?

La nueva generación de profesionales disfruta de la posibilidad de aprender en todos lados, por eso otra de las funcionalidades que no puede faltar en un software LMS es la movilidad.

La movilidad favorece la retroalimentación, mejora la tasa de rendimiento, permite desarrollar planes de aprendizaje mucho más dinámicos y atractivos y además, ¡Es mucho más económico!

 

  1. Reportes

Los informes y reportes pueden mostrar las actividades de los usuarios en formatos gráficos y tabulares. Un software LMS ideal es aquel que tiene capacidad para presentar reportes al momento.

Con esta funcionalidad un administrador puede saber las estadísticas de cuántos alumnos hay en la plataforma, el número de cursos que hayan terminado, ¿cuál es el estado del curso actual, ¿cuál es su asistencia, el número de tutores, etc. Igualmente, los tutores pueden entender los alumnos 'actividades tales como el número de estudiantes están tomando sus cursos, lo mucho que se califiquen en las evaluaciones, etc. sobre la base de todas estas estadísticas, el LMS puede generar informes que también pueden ser representados como certificados digitales para los cumplidores.

 

  1. Integración

Otra funcionalidad esencial en un software de aprendizaje en línea es la capacidad para integrarse con el resto de los sistemas utilizados en tu empresa. De lo contrario, tendrás que enfrentar las consecuencias de trabajar con sistemas o aplicaciones independientes como por ejemplo: retrabajo, datos desactualizados, etc.

 

¿Cómo saber si necesito un software LMS en mi empresa?

Si estás familiarizado con alguno de los escenarios que leerás a continuación, probablemente sea hora de que consideres seriamente la posibilidad de utilizar un sistema de gestión de aprendizaje en tu compañía:

  • Tus planes de capacitación están desorganizados
  • Tus alumnos se aburren en sus sesiones de aprendizaje
  • Sientes que no conoces con exactitud el rendimiento de tus empleados en sus sesiones de aprendizaje
  • Todavía preparas informes manualmente
  • Necesitas recortar costes
  • Está siendo imposible tener todos los datos en un mismo lugar
  • No estás cumpliendo con los estándares de la industria

Probablemente sea obvio a estas alturas, pero estos problemas son muy familiares. La mayoría de las empresas se enfrentan a uno u otro en un momento dado. Esto, por lo tanto, demuestra la importancia de utilizar un Sistema de Gestión de Aprendizaje para eliminar la molestia de la administración diaria de tu empresa y centrarse en generar conocimiento, no en transmitirlo.

Un software LMS es un recurso que otorga beneficios tanto para la compañía como para tus colaboradores, esta es una herramienta que permite brindar accesibilidad a los planes de capacitación, acelera el aprendizaje estratégico, reduce los ciclos de entrenamiento recurrentes, disminuye la rotación y la brecha de competencias, fomenta la colaboración y el conocimiento, etc.

 

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Considera la oportunidad de adquirir un software de capacitación y adoptar el aprendizaje continuo como parte de tu cultura organizacional. Recuerda que el trabajo de tus colaboradores es indispensable para alcanzar el éxito y en la medida en que estos estén más preparados y capacitados traerán mejores resultados, incrementarán la eficiencia y serán más exitosos.

Si aún no cuentas con un software LMS en tu empresa, te invitamos a conocer SuccessFactors, el software de capital humano que a través de su módulo de E-learning LMS te permitirá motivar, desarrollar y aumentar el aprendizaje de tus empleados de una manera efectiva y accesible en todo momento. Solicita una Demo de SuccessFactors.

 

Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México 

Topics: Aprendizaje y desarrollo, e-learning

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