Contratar nuevos colaboradores no sólo consiste en la selección y reclutamiento de las personas para cubrir determinadas vacantes, sino que esto también implica crear un plan de integración que se aplique desde el primer día de su estancia en la empresa.
El ‘On boarding’ es el proceso de incorporación de nuevos empleados, el cual tiene como finalidad que su integración a la empresa se realice exitosamente y en menor tiempo. Consiste también en proveer de las herramientas, información y capacitación necesarias para que el nuevo integrante se convierta rápidamente en un elemento eficiente dentro de la organización.
Las empresas que realizan procesos de ‘on boarding’ de manera exitosa, cuentan con colaboradores más seguros y comprometidos con su nuevo empleo. Mientras que, en los casos en los que no se lleva a cabo este proceso los empleados pueden sentirse confundidos y desmotivados, provocando mayores posibilidades de que renuncien rápidamente al puesto. Por lo que, así como las organizaciones dedican tiempo para el reclutamiento y selección de los nuevos trabajadores, también es importante invertir tiempo para el proceso de integración.
A continuación, en PeopleNext te compartimos algunas de las fallas más frecuentes que las empresas realizan durante los procesos de integración de sus nuevos colaboradores, de manera que puedas identificarlos y evitar que se presenten en tu compañía.
Fallas frecuentes en el proceso integración de nuevos empleados ‘On boarding’
Ser indiferentes a la integración del nuevo empleado
Asegúrate de incorporar a los nuevos colaboradores desde el primer día y que estos se sientan respaldados por el resto de los empleados. Es importante hacerlos parte de las actividades de la empresa (invitarlos a platicar durante la hora de comida, motivarlos a asistir a las reuniones de integración, a formar parte de los equipos deportivos de la empresa, entre otros), ya que para los trabajadores será muy gratificante y motivante sentirse parte de la compañía. Esto también contribuye a reducir el tiempo que el empleado tarda en adaptarse.
Dedicar poco tiempo al proceso de ‘on boarding’
Aun cuando los nuevos empleados comprendan todos los detalles relacionados a su puesto en sus primeros días en la empresa, es importante dedicar tiempo suficiente a su proceso de incorporación para asegurarse de que el empleado pueda desenvolverse y realizar sus funciones adecuadamente.
Asimismo es recomendable llevar a cabo juntas de revisión y retroalimentación semanales, de manera que el nuevo integrante pueda aclarar cualquier duda y conozca su desempeño.
No explicar los objetivos y funciones del puesto
Se sugiere explicar los objetivos y funciones del puesto incluso antes de que el nuevo trabajador ingrese, de tal forma que pueda tener mayor visibilidad de las actividades que tendrá que realizar. En ocasiones los nuevos empleados renuncian a su puesto en las primeras semanas pues tenían otras expectativas sobre la empresa o no tenían claro cuáles serían las responsabilidades y roles por cumplir.
Se recomienda que durante el proceso de reclutamiento se comente de manera general sobre el puesto y posteriormente se les platique más detalladamente sobre las funciones que habrán de desempeñar y objetivos que deberán alcanzar, un buen momento para esto puede ser al presentar la propuesta laboral. También, se puede entregar de manera escrita la descripción del puesto para que el colaborador pueda revisarlo y aclarar cualquier duda al respecto.
A su ingreso también es importante transmitir los valores, misión y visión de la compañía para que puedan tener el contexto completo.
No preparar las herramientas de trabajo del nuevo colaborador
Es necesario que desde antes del ingreso del trabajador se preparen todas las herramientas que requerirá para desempeñar su puesto. Desde definir su lugar, computadora, teléfono, instalar el software que requiera, crear su cuenta de correo electrónico, entre otros según sus funciones.
Cuando no se tienen listos estos elementos, el nuevo colaborador notará falta de interés de la empresa en su incorporación y falta de coordinación entre los departamentos involucrados.
No informar sobre las evaluaciones de desempeño
Debe informarse a los nuevos empleados sobre la forma en que serán evaluados, de manera que puedan enfocar mejor sus esfuerzos al logro de objetivos. En algunas organizaciones las evaluaciones de desempeño se realizan una vez al año, sin embargo, se recomienda que los nuevos integrantes reciban retroalimentación por ejemplo de manera mensual, bimestral o trimestral, de manera que puedan saber si están cumpliendo con los objetivos establecidos o si es necesario establecer acciones para corregir las áreas de oportunidad.
No pedir retroalimentación a los nuevos empleados sobre el proceso de 'on boarding'
También es importante que la organización pida retroalimentación sobre el proceso de ‘On boarding’ a los nuevos integrantes para conocer su opinión sobre las primeras semanas dentro de la empresa y saber si han tenido dificultad en alguna actividad o proceso en particular. Todo esto ayudará para que la organización pueda mejorar los procesos de integración en los futuros ingresos.
No dedicar tiempo suficiente a la capacitación
La capacitación de los nuevos colaboradores es indispensable para que puedan realizar sus funciones con mayor éxito. Asimismo, un empleado bien capacitado también muestra mayor confianza al desenvolverse con clientes internos y externos.
Desde el inicio se debe informar al empleado cuál será su programa de capacitación y formación en la empresa, de manera que pueda sentirse motivado y respaldado, así también para que pueda organizar su tiempo de mejor forma.
En ocasiones algunas empresas se apresuran en que los colaboradores comiencen a desarrollar sus funciones. Sin embargo, esto no es lo más adecuado, ya que pueden existir dudas sobre la forma en que se realizan las actividades, sobre el personal con quien deben dirigirse o sobre las herramientas a utilizar. Por ello es muy importante destinar tiempo suficiente para que puedan recibir toda la capacitación requerida y desempeñen su rol efectivamente.
Es muy importante que las empresas dediquen tiempo y atención al proceso de integración de sus empleados con la finalidad de que éstos se adapten rápidamente, desempeñen sus funciones eficientemente y contribuyan a la productividad de la organización. Además, los procesos de integración exitosos ayudan a reducir la rotación de personal, contar con empleados más motivados y comprometidos con su trabajo.
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Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México
