¿Está tu departamento de recursos humanos trabajando con un software obsoleto? ¿Tu sistema de recursos humanos cuenta con una plataforma en línea disponible para el uso de tus empleados? Si no estás satisfecho con la implementación actual del sistema de recursos humanos con el que cuenta tu empresa, puede ser el momento de decidir si implementar uno nuevo en lo que queda de año.

Los directores o encargados de recursos humanos se enfrentan a demandas crecientes de sus habilidades de gestión del tiempo, estrategias de reclutamiento y habilidades de gestión de personas en el lugar de trabajo. Los departamentos de recursos humanos se encargan no solo mantener registros perfectos y cumplir con las regulaciones gubernamentales y de la industria en constante evolución, sino también de contribuir y fomentar los objetivos comerciales a través del reclutamiento y la motivación.

Aunado a eso, la globalización de los negocios agrega sus propios dolores de cabeza en la gestión de transacciones comerciales extranjeras, fuerzas de trabajo remotas y múltiples regulaciones en muchas jurisdicciones. Es por esto que la implementación del software de recursos humanos adecuado, o HRIS, para automatizar y facilitar los procesos comerciales se vuelve cada vez más importante para el éxito de todas las empresas, ya sean pequeñas o grandes.

Pero, ¿Cómo es la implementación de un software de recursos humanos?

En un principio parece mucho trabajo implementar un nuevo sistema para gestionar tu recurso humano y lo es, pero cuando trabajas metódicamente, la implementación de tu software de recursos humanos vale la pena cuando obtienes nuevas eficiencias y ahorros de costos.

Para comenzar, es fundamental hacer las preguntas correctas antes de decidirse por un tipo de sistema en concreto. Elegir el software, el proveedor y la tecnología adecuados se vuelve mucho más fácil cuando define objetivos claros, y la implementación de cualquier solución se vuelve más fluida con menos puntos problemáticos.

Para el post de esta semana hemos preparado una hoja de ruta para una implementación exitosa del software de recursos humanos.  Si bien, no todas las empresas se desenvuelven bajo las mismas circunstancias y condiciones, pero estamos seguros de que esta hoja de ruta básica podría ayudarte a estar mucho más claro sobre cómo es la implementación de un sistema como este.

Así es la implementación de un software de recursos humanos:

• Paso #1 Determinar la necesidad del sistema dentro de tu empresa

El primer paso para comenzar con la implementación de un software HCM es asegurar que realmente existe la necesidad de implementar un sistema de este tipo en tu empresa. Reúnete con los tomadores de decisiones y encargados de recursos humanos a discutir temas como las principales necesidades del departamento, las razones para realizar el proyecto y los puntos débiles de la empresa al no disponer de este software.

• Paso #2 Preparar el proyecto

Es necesario que se definan las metas y objetivos del proyecto de implementación, que se presenten las razones que sustentan el proyecto y también, que se asigne un equipo encargado para el proyecto que será el que trabajará de la mano del proveedor o equipo de consultoría a seleccionar.

Asegúrate de contar con el compromiso de la dirección, al ser el eje central de la empresa y tener una visión global su participación es muy valiosa e importante. Es ésta quien define la estrategia y objetivos de la empresa que se administrarán a través de la solución de capital humano.

• Paso #3 Definir el proyecto

En este paso es necesario detallar los requisitos específicos de tu empresa, ¿tu empresa busca un software integrado o independiente? ¿Qué módulos son más urgentes? ¿Cuántos usuarios manipularán el sistema?

También es el momento ideal para aclarar el modelo de implementación que se pretende, si se quiere un sistema en la nube, hosting o on-premise y por último definir si se desea un sistema de recursos humanos integrado en un ERP o un paquete de software independiente que pueda integrarse al resto de aplicaciones ya utilizadas.

Por último, para definir el proyecto los encargados deben hacer una selección de posibles proveedores o webs especializadas, consultores, etc.

• Paso #4 Selección del proveedor

Luego de evaluar las distintas opciones de proveedor es necesario tomar una decisión en base a aspectos como: disponibilidad, localización, caso de éxito, experiencia, opiniones, presupuesto, necesidades, etc.

Una vez seleccionado el proveedor con el cual se llevará a cabo la implementación es recomendable que los encargados del proyecto se reúnan con el equipo de expertos del proveedor para aclarar todas las dudas con respecto a implementación, capacitación, soporte, actualizaciones del sistema, etc.

Toma el tiempo necesario para no dejar ninguna duda sin aclarar antes de firmar un contrato formal con el proveedor y no te olvides de leer las letras pequeñas.

• Paso #5 Proceso de implementación

Este paso debe desarrollarse junto al proveedor seleccionado ya que es necesario realizar pruebas simulando los flujos de trabajo, realizar ajustes antes de liberar el sistema, etc.

Es recomendable que una vez definida la gestión y administración del proyecto dentro de la empresa se defina un calendario de trabajo con plazos, tareas a realizar, responsables, recursos, presupuesto, etc. Esto ayudará a garantizar el cumplimiento de las buenas prácticas y el correcto despliegue y uso de cada una de las funcionalidades del sistema.

• Paso #6 Acciones tras la llegada del nuevo sistema de recursos humanos

La instalación del sistema de recursos humanos no termina una vez implementada la herramienta. Es necesario verificar junto al proveedor que las funcionalidades están siendo utilizadas correctamente, que los procesos del departamento ya pueden desarrollarse con ayuda de la herramienta y sobre todo, que los usuarios ya están capacitados para usar el sistema en su día a día.

Este es el momento ideal para hacer mejoras y adaptar la herramienta a las particularidades y procesos de la empresa, comprobar los beneficios y analizar la consecución del retorno de la inversión.

Si ya estás decidido a implementar un software de recursos humanos en tu empresa, en PeopleNext te invitamos a apoyarte en un consultor especializado durante la implementación de un software de talento humano como SuccessFactors.

El equipo de PeopleNext puede ayudarte a llevar a cabo todas las etapas previamente mencionadas, solo así podrás garantizar que los resultados sean los esperados, que se configure correctamente la solución y que además, tu empresa sea capaz de aprovechar al máximo tal inversión.

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Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México