Uno de los mayores desafíos que presenta el departamento de recursos humanos es mantener una plantilla de empleados calificada, comprometida y sobre todo, capaz de cumplir con los objetivos del negocio. Para ello, son realizadas las evaluaciones de desempeño, instrumentos que permiten a los empleadores conocer si los colaboradores están capacitados para ocupar sus cargos y desempeñar las actividades que se requieren.
Son muchos los temas que preocupan a los encargados de recursos humanos sobre las evaluaciones de desempeño, ya que esta es una actividad que no solamente aporta un gran valor al negocio sino también a las personas que la componen.
La planificación es el factor que determina el éxito de las evaluaciones de desempeño. Sin embargo, cuando se trata de planear solamente son abordados temas propios del departamento sin ser tomados en cuenta los colaboradores ¿Alguna vez has pensado si tus empleados están preparados para una evaluación de desempeño?
Es por eso que, en este artículo de PeopleNext, te presentamos un listado de 9 tips que te ayudarán a preparar a tus empleados para las evaluaciones de desempeño.
8 tips para preparar a tus empleados para las evaluaciones de desempeño
1. Organiza una agenda para tus evaluaciones
Al igual que todos los procesos de tu empresa, las evaluaciones de desempeño deben estar organizadas en una agenda con detalles específicos como fecha de lanzamiento de la evaluación, fecha límite para responderla, fecha de revisión con el jefe inmediato, etc.
Sin embargo, un gran error que suele cometerse y que precisamente produce que los empleados no se encuentren preparados para ser evaluados es el hecho de no tomar en cuenta su disponibilidad al momento de agendar las evaluaciones.
Verifica agendar este proceso en los días que consideres que carga de trabajo para los empleados puede ser menor, asimismo es importante hacerles saber con tiempo cada uno de los detalles.
2. Comunica a los evaluados la utilidad de las evaluaciones
Algunas veces se comete el error de aplicar una evaluación de desempeño sin tomarse el tiempo necesario para explicar su finalidad y los grandes beneficios que traerá para la empresa y para los colaboradores.
Es importante que comunique a tu fuerza de trabajo los objetivos de este proceso de capital humano, para que en lugar de sentirse amenazados se sientan a gusto, más preparados y dispuestos a realizarlas.
3. Involucra a tus gerentes en el proceso
En artículos anteriores, mencionábamos quiénes son las personas encargadas de participar en las evaluaciones de desempeño y entre ese listado de involucrados se encuentran los gerentes o encargados de cada departamento.
Es esencial que los gerentes estén involucrados en el proceso y que además lo conozcan muy bien. Si tu negocio tiene como costumbre realizar evaluaciones de manera anual, semestral, trimestral o mensual es importante comunicarles el proceso o hacer un recordatorio sobre lo que necesita ser completado, recordar las expectativas, etc.
Recuerda que algunos gerentes podrían estar experimentando esto por primera vez o también, muchos podrían haber olvidado detalles cruciales del proceso.
4. Ofrece las herramientas necesarias
Una de las herramientas necesarias durante el proceso de evaluación de desempeño es la información. Los gerentes necesitan conocer los resultados de las revisiones anteriores, corroborar su conocimiento sobre las escalas de calificación de rendimiento, dar a sus empleados copias de su última revisión o retroalimentación, etc.
Cuando ofreces a los involucrados toda la información necesaria para cumplir con el proceso de evaluación de desempeño y despejar sus dudas al respecto, sin duda se sentirán mucho más preparados.
5. Haz que el ambiente sea menos formal
Las revisiones de desempeño pueden ser un poco desalentadoras tanto para los empleados como también para los gerentes. El proceso de retroalimentación puede ser conflictivo e incómodo para los receptores. Una manera de evitarlo es haciendo que el proceso sea menos formal; elige un área agradable para dar los resultados a los evaluados al mismo tiempo que fomentas discusiones agradables que destaquen tanto los aspectos positivos como los negativos.
Tus empleados tienen que confiar en que realmente deseas ayudarles a mejorar su rendimiento. Necesitan escuchar que se les tiene confianza en su capacidad de mejorar. El espíritu con el que abordas estas conversaciones marcará una diferencia y por supuesto, les permite sentirse mucho más preparados para asumir sus resultados e incluso, para futuras evaluaciones.
6. Asegúrate de que tus empleados comprendan lo que será cubierto
Escribir una agenda o enviar una copia de cualquier documentación de revisión antes del día de evaluación, puede ayudar a arreglar los nervios y asegurar que el empleado esté tan bien preparado como tú.
7. Entrenamiento
Realizar una evaluación de manera manual puede ser un proceso tedioso y tardado, por lo que actualmente cada vez más empresas utilizan un software para evaluaciones de desempeño, el cual se encargan básicamente de hacer todo el trabajo de manera rápida, segura y confiable.
En el caso de que tu negocio se apoye en este tipo de tecnologías, es fundamental que los gerentes y el resto de los colaboradores estén capacitados y entrenados para utilizarlo eficientemente.
8. Crear un sistema de seguimiento
Las evaluaciones de desempeño nunca acaban, o al menos, nunca deberían darse por terminadas. Todo lo que sucede después te permite prepararte para las próximas.
Como encargado de recursos humanos, es importante crear un sistema de seguimiento que permita monitorear que los resultados de las pruebas sean utilizados para corregir las debilidades encontradas y ayudar a los colaboradores a desarrollarse y mejorar.
Cuando los empleados perciben que realmente han valido la pena las evaluaciones de desempeño, son más conscientes de su importancia y se encontrarán siempre preparados para participar en ellas.
Tal como mencionamos anteriormente, existen herramientas que te permiten realizar las evaluaciones de desempeño de manera automatizada, como los software para gestión de capital humano, los cuales permiten que este importante proceso se realice de una forma objetiva, efectiva y sencilla.
SuccessFactors y su módulo de Evaluación del Desempeño pueden ayudarte llevar a cabo este proceso de tal forma que tus empleados no sientan temor alguno. Además le da la oportunidad a tu organización de identificar a sus colaboradores de más alto desempeño, a aumentar el porcentaje de cumplimiento de las evaluaciones, a tener un mejor desarrollo de tu talento humano, entre otras cosas
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Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México
