Como profesional de recursos humanos, puede que no tengas que ocuparte de las tareas de nómina más allá de lo básico de incorporar a un nuevo empleado.
Pero asegurar de que a todos se les pague correctamente es algo esencial, ya que serás la persona que dará la cara para lidiar con todas esas quejas.
Entonces, es normal que desees un sistema que agilice los procesos de pago y mantenga al negocio cumpliendo con las regulaciones y requisitos gubernamentales.
La mayoría de las soluciones de software de recursos humanos tienen un módulo de nómina que viene preconfigurado. Si no es tu caso, siempre tienes la opción de hablar con tu proveedor para incorporar capacidades de nómina e integrarlas con tu sistema HCM.
¿Por qué razón tu empresa debería incorporar un sistema de nómina? Hay muchos beneficios de tener esta funcionalidad integrada con tu sistema de recursos humanos. Puedes personalizar el sistema según sea necesario para reducir las tareas menores, simplificar el proceso de incorporación y garantizar que los pagos sean rápidos y precisos. Además, el cumplimiento de las confusas leyes fiscales es más fácil con un sistema que se actualiza con regularidad.
Pero en este post resumiremos todas las bondades de esta tecnología en siete ventajas básicas.
7 ventajas de incorporar un Sistema de nómina en tu empresa
- Automatizar tareas tediosas
Para un profesional de recursos humanos, puede que todas las tareas relacionadas con la nómina sean tediosas. Pero para los empleados encargados de la nómina, lo simple es justo lo que más tiempo toma y en lo que más necesita ayuda. Ingresar datos, manejar solicitudes de licencia y clasificar entregas de horas extra le quita tiempo a la importante tarea de administrar los salarios de cada empleado.
Cualquier sistema de procesamiento de nóminas puede ayudar con esas tareas. Si el procesamiento de la nómina está integrado con otros sistemas de recursos humanos, puede extraerse información para determinar con precisión cuánto se les paga a los empleados por hora.
Además, la automatización de las solicitudes de tiempo libre y el ingreso de otros datos significa que los empleados de nómina pueden gastar su energía en los obstáculos que surgen u otras tareas más complicadas.
- Reduce los problemas con los cheques de pago
Los empleados siempre tienen dudas con respecto a sus cheques de pago. La gente quiere saber por qué han cambiado los números y a dónde va su dinero cuándo no es directamente a ellos.
La mayoría de las soluciones de nómina tienen opciones de autoservicio, que son clave para disminuir las preguntas simples que recibe tu departamento de recursos humanos.
- Optimiza la incorporación
Un sistema de nómina puede contribuir en gran medida a mejorar la experiencia de los nuevos empleados, lo que beneficia directamente a los recursos humanos.
Cuando implementas un sistema de procesamiento de nóminas los nuevos empleados pueden utilizar las opciones de autoservicio para cargar los formularios necesarios directamente en el sistema, sin necesidad de depender de un empleado de recursos humanos para manejar el procesamiento o almacenar varias copias.
Con esta tecnología, los formularios ya están en el sistema, lo que permite editarlos si es necesario y utilizarlos inmediatamente para la nómina.
Esto también le ahorra tiempo y energía a tu equipo de RR.HH. para concentrarse en las partes más importantes de la incorporación, como la capacitación o el onboarding.
- Nóminas sin errores
No importa que tan a gusto estén tus empleados con su trabajo, también quieren que se les pague correctamente y a tiempo.
Las funciones de depósito directo en la mayoría de las soluciones de nómina pueden ayudar, ya que las personas pueden obtener sus cheques de inmediato y no tener que ir al banco para depositar un cheque.
Además, los portales de autoservicio incluidos en los software de nómina permiten que los trabajadores puedan obtener cualquier información referente a su nómina actualizada, como por ejemplo, saber cuándo estará disponible su dinero.
- Impulsar el cumplimiento
Hacer un seguimiento de todas las leyes fiscales locales, estatales y federales que rigen la forma en que retiene el dinero de los cheques de pago de los empleados es una tarea difícil.
Está claro que tu empresa debe cumplir con las leyes, pero las leyes que cambian rápidamente y a veces, seguirlas al pie de la letra parece casi imposible.
Una buena solución de nómina está preparado para monitorear las leyes de tu región y otras normas, así garantizar el cumplimiento y que todas las deducciones sean precisas y legales.
- Mejora de la movilidad y la accesibilidad
El cambio a un sistema de procesamiento de nómina le permite a tu empresa lograr un aspecto crucial cuando se trata de financiamiento: la descentralización. Anteriormente, el departamento de finanzas contaba con todos los procesos y metodologías que permitían a los empleados verificar sus finanzas actuales o su estado dentro de la nómina, provocando retrasos innecesarios y largos tiempos de procesamiento.
Lo que permiten las finanzas descentralizadas es una forma más flexible de procesar y ver la nómina de tus colaboradores, así como verificar si ya se les ha pagado o no.
¡Un software de este tipo puede ahorrar tiempo, mano de obra y dinero que de otro modo se podría gastar en cosas más productivas!
- Un proceso de nómina más simple
Las empresas de hoy día solo buscan ser mucho más eficientes, y esto es justo lo que un Sistema de nómina puede lograr, aunque de maneras que tal vez no sean muy evidentes.
El sistema de nómina a menudo está diseñado para una visualización rápida y comprensible, lo que supera con creces la versión en papel que solía ser la norma.
¿Qué significa esto? La actualización a un sistema de este tipo podría encabezar la racionalización de los procedimientos más importantes de toda la empresa. Dado que las finanzas y la contabilidad son esenciales para los procesos de la empresa, la creación de un sistema estable en ese departamento puede impulsar la optimización de todas las áreas.
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