Para algunas empresas asumir el tema de ausencias laborales se ha convertido en una actividad ignorada, hasta el punto en que su responsabilidad ha caído completamente en los supervisores inmediatos; quienes a menudo, son las únicas personas conscientes de que un determinado empleado está ausente.
Las ausencias en el lugar de trabajo, si no son gestionadas adecuadamente, pueden afectar a diversos colaboradores y no sólo a quien se ausenta. Obviamente, existen excepciones que no pueden dejarse a un lado; sin embargo, las ausencias injustificadas afectan la productividad y los procesos de la empresa.
Por ello, es indispensable prestar atención a las faltas de los colaboradores, ya que pueden ser signo de insatisfacción con el trabajo o desorden. En esta edición de PeopleNext, queremos compartirte algunos consejos para que puedas gestionar correctamente las ausencias laborales en tu empresa.
6 consejos para manejar el ausentismo laboral en tu empresa
A continuación, te platicamos 6 maneras en las que puedes manejar el ausentismo laboral en tu organización:
1. Asegúrate de tener políticas claras y formales
Las políticas de ausencia de tu empresa deben estar escritas formalmente, ser fáciles de entender y además, es recomendable que sean lo más claras posibles; es decir, que no estén abiertas a interpretaciones. Estas deben estar dentro del manual de la empresa y ser entregadas a los colaboradores desde su primer día, al mismo tiempo que reciben los términos y condiciones de empleo.
La idea es que tus políticas de ausencia tengan breves descripciones y detalles sobre la manera en la cual se abordan las inasistencias de los empleados, los métodos de control, cuándo un empleado tiene derecho a estar ausente del lugar de trabajo, en qué momento el empleado debe informar a su supervisor que estará ausente, cuáles son las ausencias injustificadas que pueden resultar en suspensión o despido, quiénes son los encargados de manejarlas, etc.
Es importante que estas políticas estén disponibles para leer en cualquier momento. Por ejemplo, enviarse a través del correo electrónico o compartirlas en un sistema en la nube.
Si aún no has establecido un manual que contenga las políticas sobre cómo manejar las ausencias, es aconsejable que trabajes en ello.
2. Comienza a actuar desde el primer día
Nunca es tarde para implementar una política de ausencias en tu empresa; sin embargo, es recomendable que las acciones de ausentismo en los empleados sean aplicadas desde su primer día de trabajo o bien, desde el primer día que falta al trabajo.
Comprobar los hechos que rodean la ausencia y tomar medidas a tiempo aseguran que se cumplan las normas y que los procesos del negocio continúen.
De igual manera, es importante destacar que en el caso de las faltas ligadas a enfermedades o emergencias de salud, los directivos deben ofrecer y dar a conocer los servicios disponibles para apoyar a los empleados como por ejemplo; pólizas de seguro, servicios de atención médica, etc.
3. Apóyate en un software para el manejo de ausencias laborales
Manejar las ausencias de los colaboradores puede ser más difícil si no cuentas con estrategias o soluciones que te permitan gestionarlas de manera automática, especialmente si cuentas con una gran cantidad de empleados en la organización. Cuando te apoyas con una herramienta tecnológica como por ejemplo un software de recursos humanos, todos los gerentes y supervisores son capaces de recibir en sus computadoras la información de quiénes faltan y por qué motivos (enfermedad, entrenamiento, ausencias no autorizadas, vacaciones, etc.)
Este tipo de herramientas pueden actuar como un elemento de disuasión adicional, ya que al igual que los supervisores o encargados de recursos humanos, los colaboradores son también capaces de mirar su record de asistencia y calendario de ausencias. Al mismo tiempo que son conscientes que el departamento de recursos humanos es capaz de detectar ausencias no autorizadas o tendencias en su record por ejemplo, si los últimos cinco lunes se destacan ausentes.
4. Horarios de trabajo flexibles
Los temas de recursos humanos resultan complejos precisamente porque se trata de personas y no de maquinarias perfectamente configuradas; y esta es una de las razones por las cuales las ausencias muchas veces tienden a salirse de control.
Algunos empleados se ven forzados a faltar a la oficina por razones que escapan de sus manos, una manera de lidiar con esto es dándoles la oportunidad de elegir horarios mucho más flexibles que se adapten a sus necesidades cuando sea necesario.
Por ejemplo, si un empleado debe llegar un par de horas más tarde a lo acostumbrado para atender un asunto personal, permítele que permanezca en la oficina dos horas más y así pueda adelantar el trabajo pendiente.
5. Involucra a tus supervisores y gerentes
Si bien, en algunos casos los encargados de recursos humanos son las personas encargadas de registrar las ausencias del personal, los supervisores inmediatos son quienes son capaces de entender las circunstancias que rodean la ausencia de un colaborador. Por lo tanto, su participación activa en los procesos de ausencia de la compañía es fundamental para manejar la situación y garantizar el éxito de las políticas de la empresa.
Es importante que los supervisores reciban algún tipo de orientación o capacitación sobre cómo gestionar adecuadamente el absentismo en su departamento.
Algunas responsabilidades que podrían ser asumidas por el supervisor podrían ser:
- Garantizar que todos los empleados sean conscientes de las políticas de ausencia y los procedimientos para hacer frente a ellas.
- Servir de punto de contacto cuando un empleado se suspenda por casos de enfermedad.
- Realizar entrevistas de retorno al trabajo, las cuales pueden ser útiles para determinar las razones de ausencia y evaluar si son genuinas.
- Aplicar procedimientos disciplinarios en caso de ser necesario.
6. Integrar los programas de incentivos con las asistencias
Los programas de incentivos son efectivos cuando se aplican con organización. Si tu empresa no ha logrado manejar las ausencias con el personal, integrar los programas de incentivos con el récord de asistencias podría ser una buena opción.
Por ejemplo, si dos empleados poseen el mismo historial de ventas parecería lógico que ambos reciban el mismo bono de incentivo; sin embargo, ¿Qué tal si tomas en cuentas las asistencias? ¿Sería lógico que un empleado que presenta un récord alto de ausencias reciba el mismo bono que aquel que tiene un registro de asistencia estelar?
Controlar las ausencias de tu talento humano es importante para tener un mayor control de tu compañía y armar equipos de trabajo mucho más productivos. Evalúa tus políticas de ausencias y si aún no tienes unas, comienza a trabajar en ellas, tomando en cuenta todos los puntos anteriormente mencionados.
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Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México
