En artículos anteriores de nuestro Blog PeopleNext te compartimos los beneficios de implementar Balanced Scorecard en tu empresa, una metodología de gestión implementada para llevar a la empresa de la estrategia a la ejecución con base en objetivos e indicadores concretos y medibles, monitoreando el desempeño en relación a las metas trazadas.
Los creadores de esta práctica son Robert Kapplan y David Norton, ellos plantean que el éxito de una empresa es el resultado de la vinculación equilibrada de las variables empresariales sustentadas en cuatro perspectivas básicas:
• Enfoque financiero
• Enfoque en el cliente
• Procesos internos
• Aprendizaje y crecimiento
En artículos posteriores profundizaremos más en la importancia que tiene cada una de estas perspectivas y de qué manera aportan valor al resultado final del Balanced Scorecard y el logro de la ejecución estratégica.
10 Claves para una implementación exitosa del Balance Scorecard
1. Conoce acerca de la metodología BSC y sus alcances
Es muy importante que antes de empezar con el proyecto de implementación de Balanced Scorecard en tu empresa conozcas y te documentes acerca de la metolodogía para que puedas entender más el alcance que tiene y los beneficios que aporta a tu organización. Comenzar con un proceso de aprendizaje y formación previo constituye un punto de partida fundamental, esto te augurará un buen camino.
Cuando la dirección de la empresa se ha documentado respecto al BSC es más sencillo comunicar al resto del equipo los beneficios que se esperan del proyecto y te otorga ventajas como:
• Comunicar a toda la empresa la estrategia empresarial.
• Alinear los objetivos de cada uno de los empleados a las metas organizacionales.
• Clarificar la estrategia que se tiene actualmente y definir la estrategia a futuro.
2. Involucra a la dirección de la empresa en el proceso
Es crucial que el proyecto esté respaldado totalmente por la Dirección de la empresa y este apoyo deberá ser comunicado de manera eficaz a través de reuniones, comunicados, etc.
Los directivos como líderes de la organización son un ejemplo a seguir y si ellos muestran una actitud positiva y de confianza hacia el BSC esta sensación se permeará a todo el equipo de trabajo.
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3. Designa a un equipo competente enfocado a la implementación de BSC
La metodología del cuadro de mando integral o Balanced Scorecard implica que se involucre a toda la organización para obtener mejores resultados, sin embargo es importante que durante este proceso elijas un equipo clave que sea el que lleve las riendas del proyecto.
Para que este equipo aporte un valor a la implementación es recomendable que sea multidisciplinario ya que cada uno de ellos podrá brindar al proyecto una visión distinta y sus habilidades funcionales. Este equipo óptimamente debe estar formado por líderes de área y/o personas dentro de la organización que tengan una posición de credibilidad y liderazgo, así mismo deberán entender la gestión, comunicación y medición de los cambios organizacionales que se están llevando a cabo.
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4. Elige un líder de proyecto
Es fundamental que además de contar con el apoyo e involucramiento de los directivos y la formación de un equipo multidisciplinario, exista un líder del proyecto de implementación de Balanced Scorecard y que gestione el proceso de cambio organizacional.
Esta persona deberá guiar el proceso desde el diseño hasta la puesta en marcha de la metodología. Una de sus tareas principales es involucrarse y conocer a toda la organización para conseguir el máximo apoyo y confianza en el proyecto, así mismo debe ser alguien con habilidades de comunicación efectiva en todos los niveles jerárquicos y con liderazgo como una de sus competencias primordiales.
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5. Invierte recursos en educación y formación de tu equipo de trabajo
Como lo hemos comentado en anteriores ocasiones, parte muy importante de los cambios organizacionales son las personas, quienes son las que los llevan a cabo; por lo tanto un factor clave en todo el proceso es que tu equipo de trabajo conozca más acerca de esta herramienta, los objetivos estratégicos que se persiguen, las razones por las cuáles se está adoptando esta herramienta de gestión y las expectativas que se tienen con respecto a este cambio así como los beneficios que traerá para su desempeño y futuro profesional.
Una manera de involucrarlos y transmitirles los conocimientos es por medio de una presentación en la cual se explique qué es el Balanced Scorecard, cómo funciona y lo que se espera de cada uno de los miembros del equipo en cuanto al desarrollo del proyecto, es decir, cuál será su aportación para este cambio dentro de la empresa.
6. Define de manera detallada el mapa estratégico de tu compañía
La finalidad del mapa estratégico es definir con claridad los objetivos estratégicos de la empresa, y comunicarlos a toda la empresa, se puede definir como una representación visual de la estrategia de la organización. Este modelo cuenta cómo la compañía logrará su visión a través de objetivos específicos.
El mapa estratégico identifica objetivos y las relaciones (causa/efecto) entre estos objetivos de tal manera que nos muestra qué tan viable es una estrategia. Éste se convierte en una guía para obtener la mejor ruta hacia el éxito en la ejecución estratégica.
Descarga el formato y construye el mapa estratégico de tu empresa.
7. Realiza el cascadeo de objetivos a toda la organización
El cascadeo es el proceso que se refiere a asignar los objetivos al siguiente nivel jerárquico de tal manera que el director asigne a cada uno de los gerentes los objetivos y metas que les corresponden según su área de operación, por ejemplo al gerente comercial se le asignan o cascadean los objetivos que pertenecen al departamento de venta, y por consiguiente éstos realicen el mismo proceso con el equipo de trabajo que tienen a cargo.
Esta actividad tiene como objetivo mostrar a todo el personal cómo con su trabajo y habilidades aportan valor a la consecución de las metas estratégicas de la empresa, de esta manera lograremos más su compromiso y confianza en la implementación del BSC y el cambio organizacional que conlleva.
8. Vincula el BSC a la gestión operativa de la empresa
Si bien podría parecer que el tema de BSC es teórico, hay una parte muy relevante que se refiere a la puesta en marcha del proyecto, es decir, es importante vincular los objetivos del cuadro de mando con las metas empresariales del día a día ya que esto nos asegurará que los esfuerzos del equipo de trabajo están siendo enfocados de manera correcta hacia el logro de la estrategia que se planteó en el diseño del Balanced Scorecard.
Esto se puede conseguir de la siguiente manera:
• Alinea los objetivos del BSC con los presupuestos y la estrategia organizacional.
• Establece un sistema de incentivos que vincule las metas individuales y departamentales con los objetivos estratégicos de la empresa.
9. Comunica continuamente los resultados a tu equipo de trabajo
Como un factor clave en la implementación y éxito de esta herramienta de gestión estratégica en tu empresa se encuentra la comunicación. Es esencial que desde el inicio del proyecto exista un plan de información a través del cual se presenten los avances y resultados a todos los miembros de la empresa cada vez que sea oportuno.
No cometas el error de posicionar el BSC como una práctica meramente corporativa, compártelo con todo el equipo de manera que éste pueda facilitar la integración de los esfuerzos y lograr la ejecución de la estrategia.
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10. Haz del Balanced Scorecard parte de la cultura organizacional
Evita pensar en el cuadro de mando integral como un proyecto que tiene una fecha de caducidad y término, este proceso es iterativo, es decir que está en constante revisión y mejora. Es por esto que se irá modificando ya sea porque se encuentren objetivos que sean más relevantes a la estrategia o porque la estrategia pueda cambiar debido a factores internos o externos de la compañía.
Es de gran importancia adoptar la filosofía de Balanced Scorecard como parte medular de la empresa en sus operaciones del día a día y buscar tener una organización centrada en la estrategia, con un alto nivel de motivación y realizando los esfuerzos correctos para el logro de las metas estratégicas.
El software de capital humano, SuccessFactors por medio de su módulo de Administración por objetivos y de la mano de la herramienta software balanced scorecard te permitirá automatizar y hacer más efectivo el proceso de creación, adaptación, monitoreo y medición de los objetivos y metas organizacionales e individuales para lograr la ejecución de la estrategia.
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