Si bien es de suma importancia que antes de iniciar con el proceso de selección de una solución tecnológica para tu empresa sepas detectar cuáles son sus principales necesidades y problemáticas, lo que se busca mejorar y los objetivos a corto, mediano y largo plazo que se quiere alcanzar al implementar un HCM o TMS, como lo mencionamos en el artículo de Discovery, esta tarea puede ser bastante difícil para tu empresa ya que en muchas ocasiones no se cuenta con la experiencia necesaria para llevarlo al cabo.
Es importante no perder de vista que en esta fase de análisis es recomendable apoyarse en los proveedores de las soluciones que estás evaluando para que con su experiencia, te orienten de mejor manera sobre cómo detectar y establecer tus necesidades y oportunidades de mejora, y de la misma manera te puedan guiar sobre cómo encontrar la manera más óptima de llegar a tu meta final que es hacer de tu organización una empresa más productiva y rentable.
¿Por qué es importante un Análisis de Procesos durante la evaluación de un HCM o TMS?
En esta fase, el proveedor de esta solución estratégica tiene como objetivo entender más a fondo los procesos existentes de Alineación Estratégica, Administración por Objetivos, Evaluación de Desempeño, Desarrollo del Personal, Capacitación y Aprendizaje del Personal, Reclutamiento y Selección de tu compañía, entre otros; recopilando información de las áreas estratégicas de Dirección General, Planeación Estratégica y Recursos Humanos para tener una mejor visualización de sus actividades y flujos que componen la totalidad de estas operaciones del negocio y de los responsables de cada una de ellas.
Para que la evaluación de una Solución de Administración de Talento Humano sea la más adecuada conforme a lo que requiere la empresa, es muy recomendable que el proveedor con el que estás llevando a cabo este proceso entienda más a fondo tu negocio, los procesos se manejan, las operaciones que se realizan y los objetivos que quieren lograr, esto con el fin de saber si la solución que te están ofreciendo es la que necesitas, si se adapta realmente a tu compañía y si cuenta con las especificaciones buscadas, lo cual es un punto básico para tener un proyecto éxitoso y un alcance de proyecto bien definido.
¿En qué consiste un Análisis de Procesos?
El objetivo de este procedimiento es documentar los aspectos principales que deberán estar soportados por el HCM o TMS que se está evaluando, qué procesos deben de considerarse, qué áreas de la empresa se van a involucrar, etc. La idea principal es establecer la base de requerimientos, necesidades y oportunidades de mejora que tu empresa tiene, quedando por escrito el compromiso del alcance del proyecto con tu futuro proveedor de la solución.
Al realizar el análisis es primordial que el proveedor te entregue documentado este proceso para poder tener más claros los alcances que tendría el proyecto y con esto se te pueda presentar una propuesta económica más ajustada a tu realidad, siéndote de mucha utilidad para determinar de manera informada si la solución y el proveedor son la mejor opción para tu empresa.
De manera breve te describimos en qué consiste un análisis de procesos como parte de la evaluación de una solución tecnológica:
Consta de una entrevista de aproximadamente 45 min a 1 hora con el responsable de cada proceso o departamento. En este tiempo se les pide compartir la siguiente información:
- Descripción general del proceso.
- Origen de la información para llevarlo a cabo y formatos requeridos.
- Persona con quien comparte la información generada y formatos.
- Principales áreas de oportunidad y/o problemáticas que enfrenta.
- Qué mejoras en su proceso considera que podrían hacer más eficiente su trabajo.
- Qué información requiere para tomar mejores decisiones en su proceso.
- Cuántas personas se involucran en este proceso, qué tareas llevan a cabo cada una de ellas y con qué frecuencia.
- Qué indicadores sustentarían una mejora en el proceso y/o área.
- Reportes operativos y de toma de decisiones que tienen y que les gustaría tener, entre otros.
¿Qué beneficios tiene un análisis de tus procesos durante la evaluación de un Sistema de Administración de Talento Humano?
Realizar el análisis de procesos le ayuda a tu empresa a contar con una visión más completa del alcance que puede tener este proyecto, si la solución es la que mejor se adapta a sus necesidades y si el proveedor es el adecuado.
El Alcance del Proyecto es de suma importancia ya que el éxito del proyecto dependerá del cumplimiento de las expectativas plasmadas en este documento.
Los principales beneficios del análisis de procesos son:
- Evaluar al proveedor: Como filtro de tus proveedores es importante darte cuenta si éstos están tomandose el tiempo de conocer a tu empresa realmente, con todos sus procesos estratégicos, problemáticas y necesidades más allá de hacerles una cotización estandarizada. Además esta fase les permitirá conocer más acerca a los proveedores, su experiencia y calidad, su dominio tanto de la solución empresarial como de procesos de negocio, observar su profesionalismo, su manera de relacionarse y resolver tus dudas, incluso, si se tiene empatía y les inspira confianza para trabajar en equipo.
- Conocer las expectativas de las áreas involucradas de tu empresa: Es una ocasión importante en la que puedes aprovechar para conocer a fondo las inquietudes y expectativas de los departamento de tu empresa involucrados en la solución TMS en cuanto a lo que la solución puede hacer por ellos, qué puede aportar a su trabajo, a la definición y ejecución de la estratégia a través de la gente, y cómo puede facilitarles el ser más productivos. Al saber que son tomados en cuenta se involucrarán en la evaluación, se comprometerán con el proyecto, y por tanto se reducirá la resistencia al cambio.
- Mejorar procesos de negocio: En esta fase se tiene la oportunidad de identificar cada uno de los procesos que conforman la solución TMS, de conocer las oportunidades de mejora que puedan existir y de redefinirlos si es necesario para mejorar su eficiencia. Las mejores prácticas que ofrecen los TMSs de marcas internacionales pueden ser un muy buen punto de partida para identificar estas oportunidades. En este paso el proveedor debe apoyarlos activamente, fungiendo como consultor externo, identificando los retos y oportunidades que tu empresa pudo no haber descubierto aún.
¿Quiénes deben participar en el análisis de procesos?
Es de suma importancia la participación e involucramiento de los ejecutivos clave en la Gestión del Talento Humano y estrategia del negocio ya que le dará a tu empresa una visión más completa y detallada de cada proceso y tarea, así como las áreas de oportunidad que se presentan, sirviendo también para que los departamentos involucrados se comprometan con el proyecto, reduciendo la incertidumbre y el miedo al cambio que se pudiera generar. Así mismo cada área podrá visualizar los beneficios que obtendrán con esta solución, participando activamente en el proceso de la toma de decisión para la compra del TMS.
Al tratarse de un proyecto que va a significar un cambio importante en tu organización, se requiere que esté bien fundamentado en la estrategia, filosofía y visión de la empresa, por lo cual es fundamental que se involucre la Dirección General por ser quien cuenta con la visión panorámica y global del negocio, además de ser quien tiene la información suficiente y capacidad de tomar decisiones.
A su vez, habla de un compromiso de toda la compañía para lograr el objetivo final de transformar la empresa según la meta trazada, lo cual desde el inicio del proceso de evaluación nos encaminará a tener una idea más clara y objetiva de lo que se puede lograr si se decide implementar la solución.
Otros puestos clave que deberían involucrarse en el proceso de análisis y evaluación:
- Gerente/Director de Planeación Estratégica
- Gerente/Director de Finanzas
- Gerente de Sistemas
- Gerente/Director de Recursos Humanos, Capital Humano, RH ó Desarrollo Organizacional
- Coordinador o Jefe de Recursos Humanos, Capital Humano o Desarrollo Organizacional
La decisión de implementar una solución estratégica de Gestión del Talento Humano en tu empresa es de suma importancia y tiene sus complejidades; sin embargo, si la base de tu proyecto comienza con una buena investigación, un diagnóstico correcto de las necesidades y áreas de oportunidad, así como el involucramiento de todos en la compañía, aunado a que el proveedor seleccionado conozca realmente tu empresa para empatarlo al alcance de la solución, podemos decir que vamos por un muy buen camino hacia el éxito del proyecto.
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Oscar Pérez | Director General PeopleNext
