El proceso de onboarding es una etapa de gran importancia durante la contratación de un nuevo empleado. Lograr que un profesional se ponga en marcha y conozca a profundidad lo que será su recorrido dentro de tu empresa es un tema que merece atención; sin embargo, también es cierto que este proceso muchas veces tiende a verse atropellado por el apuro de cubrir una vacante o en algunos casos, colapsa entre tantos papeles y formularios por llenar. Por suerte, hoy día puedes apoyarte en tecnologías y desarrollar tu proceso de onboarding con un software de capital humano de una forma mucho más sencilla y sin papeles.

Entregar un montón de papeles y manuales en carpetas a los nuevos candidatos durante su primer día de trabajo ha quedado en el pasado. Las nuevas estrategias de onboarding apuntan a procesos mucho más sencillos y paperless, apoyado en softwares que no solamente facilitan el proceso al cien por ciento sino que además, lo hace mucho más interactivo y rápido.

En este artículo te comentamos algunas de las funcionalidades de un software de onboarding o de capital humano que pueden ayudarte a hacer que este proceso sea paperless y sencillo:

Cómo hacer paperless el proceso de onboarding con un software de capital humano

• Digitalizar tus programas de Onboarding

Tal como mencionamos anteriormente, nada más aburrido para un empleado que pasar su primer día de trabajo entregando documentos y llenando planillas con información personal. Gracias a la funcionalidad de un software de onboarding puedes digitalizar este proceso y completar toda la información del empleado incluso antes de su llegada a la empresa.

Por ejemplo, con este tipo de software puedes enviar correos de bienvenida a tus nuevos empleados con acceso a información sobre la empresa, enlaces a videos corporativos, formularios para completar toda su información personal, explicación de los planes de aprendizaje y desarrollo disponibles para él e incluso, la información sobre quiénes serán sus compañeros de trabajo.

Este tipo de herramientas te permite hacer paperless el proceso de onboarding y generar un mayor entusiasmo y compromiso por parte de los colaboradores.

• Información integrada y automatizada

Cuando cuentas con el apoyo de un software de capital humano puedes reunir toda la información sobre tus empleados en un solo lugar y disponer de ella cada vez que lo requieras.

Tus empleados no tendrán que llenar los mismos formularios una y otra vez. De igual manera, ellos mismos pueden acceder a la plataforma para actualizar y acceder a sus datos personales cuando sea necesario sin tener que ocupar a los responsables de recursos humanos.

Además, puede darse el caso de tener un profesional en plantilla con una caligrafía poco entendible, dando la posibilidad de tener errores en la información y dolores de cabeza intenta descifrarla.

• Ofrece acceso desde el móvil

La nueva generación de empleados está acostumbrada a usar su móvil todo el día, sería ilógico que un departamento de recursos humanos luche contra ello. De hecho, puedes utilizar el móvil para acercarte mucho más a tu fuerza de trabajo ofreciéndoles acceso a información valiosa sobre la empresa y su perfil profesional desde su celular.

La mayoría de los software de capital humano ofrecen aplicaciones a través de las cuales los empleados pueden gestionar ellos mismos todos sus asuntos pendientes o solicitudes con el departamento de recursos humanos de una manera interactiva y muy rápida.

A través de estas aplicaciones los colaboradores también tienen acceso a planes de formación, pueden interactuar con sus colegas y además, obtener retroalimentación sobre su desempeño, etc.

• Involucra a los nuevos empleados a través de una guía

La funcionalidad de un software de onboarding puede aprovecharse de mil y un maneras. Con este tipo de plataforma puedes ofrecer a tus nuevos empleados guías digitales con las cuales ellos puedan conocer la empresa, sus instalaciones y sus miembros.

De esta manera, los nuevos empleados no se sentirán como unos completos extraños durante sus primeros días en la oficina, la contratación y el onboarding podrá desarrollarse más rápido y la experiencia será mucho más agradable para ambas partes.

Muchos profesionales sienten miedo e incertidumbre durante su primer día de trabajo pero, cuando llevas a cabo tu proceso de onboarding con un software de capital humano todo puede hacerse mucho más fácil, rápido ¡y sin papel!

Apoyarte en un software de capital humano para desarrollar tus estrategias de onboarding tiene grandes beneficios:

• Permite llevar a cabo estrategias de integración de forma rápida dejando a un lado los papeles y formularios.
• Los empleados se involucran más en el proceso.
• Reduce los costos asociados al papel.
• Es una solución amigable con el ambiente.
• Asegura el cumplimiento
• Asegura la información de tus empleados
• Elimina el retrabajo.

Presta atención a tu programa de onboarding y apóyate en herramientas que realmente funcionen y beneficien a tu empresa y a tus colaboradores. Recuerda que el proceso de onboarding es una gran manera de lograr que tus colaboradores se comprometan, sean productivos y se sientan satisfechos con la empresa desde su primer día de trabajo, cuando esto se logra el éxito y los buenos resultados están garantizados.

El software de capital humano de SAP SuccessFactors, a través de su módulo ‘Onboarding’, te ayuda a integrar a tus nuevos colaboradores de manera rápida y eficaz, aumentar la productividad y reducir gastos en reclutamiento y formación inicial.

El módulo ‘Onboarding’ de SuccessFactors permite guiar a los miembros del departamento de RRHH, gerentes y empleados durante todo el proceso de integración de forma amigable, permite conectar a los empleados nuevos con la gente correcta, brinda la oportunidad de transformarlos en empleados productivos y además, los prepara y habilita para contribuir con los objetivos de la empresa en tiempo récord.

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 Oscar Pérez | Director General PeopleNext | SuccessFactors México